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电子文件与纸质档案扫描件质量要求
 阅读次数:310  发布日期:2018年06月08日    
 

 
建设工程电子文件与纸质档案扫描件质量要求
一、    建设工程归档文件范围
对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全、整理立卷后归档,应符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)。
二、建设工程归档文件质量要求
1、归档的纸质工程文件应为原件;
2、工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定;
3、工程文件的内容必须真实、准确,应与工程实际相符合;
4、工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料;
5、工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续应完备;
6、文字材料幅面尺寸为A4(297mm*210mm),小于规格的要进行托裱,大于规格的应折成A4幅面,工程图纸应按《技术制图复制图纸折叠方法》统一折成A4幅面,图标栏露在外面;
7、所有竣工图均应加盖竣工图章,竣工图章的基本内容包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章尺寸应为:50mm*80mm。应使用不易褪色的印泥,应盖在图标栏上方空白处。竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定;
8、归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致。
三、建设工程归档文件纸质档案扫描件质量要求
1、使用24位真彩色、200dpi分辨率,按1:1的比例进行扫描,文件采用JPED格式;
2、每份文件扫描成一个JPED文件,每张A0及以下幅面图纸扫描成一个JPED文件,超过A0幅面的图纸可采用100dpi分辨率进行扫描;
3、扫描件内容应与相对应的纸质档案完全相同,且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。在纸质档案文字偏小、密集、模糊等特殊情况下,可适当提高分辨率进行扫描;
4、扫描的图像应进行裁边(去除多余的白边)、去污处理,以缩小图像文件的容量,节省存储空间;
5、工程电子文件、纸质档案扫描件的存储载体应为一次性写入光盘,在光盘印刷面应有建设工程项目名称、建设单位、制作时间相关内容。磁带、可擦写光盘、硬磁盘、移动硬盘、U盘、软磁盘不宜作为长期保存电子档案的载体。
四、建设工程归档文件的立卷与排列
1、立卷应按文件形成的自然形成规律和工程专业的特点,保持卷内的有机联系,便于档案的保管和利用;
2、工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序,按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷,并根据数量多少组成一卷或多卷;
3、一项建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程立卷;
4、不同载体的文件应分别立卷;
5、施工文件应按单位工程、分部(分项)工程进行立卷;
6、竣工图应按单位工程份专业进行立卷;
7、专业承(分)包施工的分部、子分部(分项)工程分别单独组卷;
8、室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷;
9、不同幅面的工程图纸,应按照GB/T10609.3-2009国家标准统一折叠成A4幅面(297mm*210mm),标题栏露在外面;
10、案卷不宜过厚,文字材料一般每卷厚20mm,图纸卷厚度不宜超过50mm;
11、案卷内不应有重复文件。印刷成册的工程文件宜保持原状;
12、文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开,并应按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排列;
13、图纸应按专业排列,同专业图纸应按土豪顺序排列;
14、当案卷内既有文字材料又有图纸时,文字材料应排在前面,图纸应排在后面。
五、工程文件编目要求
1、卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号,页号从“1”开始;
2、页号编写位置:单面书写的文件在在右下角,双面文件正面印在右下角,背面印在左下角,折叠后的图纸一律在右下角;
3、成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码;
4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号;
5、卷内目录的编制应符合下列规定:
①序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注;
②责任者:填写文件的直接形成单位。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替;
③文件编号:填写文件形成单位的发文号或图纸的图号,或设备、项目代号;
④文件题名:填写文件标题的全称,无标题文件应根据内容拟写标题,外加[]符号;
⑤日期:填写文件形成的日期或文件的起止日期,竣工图应填写编制日期;
⑥页次:填写文件在卷内所排列的起始页号。最后一份文件填写起止页号;
⑦备注:填写需要说明的内容。
6、卷内备考表:主要标明卷内文件的总页数,各类文件页数(照片张数),以及立卷单位对案卷情况说明,立卷人、审核人由立卷单位的立卷人和审核人签名;日期按立卷、审核时间填写。
7、案卷封面的编制:
①案卷封面的内容及格式应符合《建设工程文件归档管理规范》附录D、E的式样要求;
②档案移交单位需要填写的案卷封面内容有:案卷题名、编制单位(责任者)、编制日期、共几卷、第几卷等,其他由城建档案馆填写(包括脊背内容);
③案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容(工程名称、专业名称、卷内文件的内容)可参考立项批复、规划、施工许可证内容拟写;
④编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者;
⑤编制日期应填写案卷内全部文件的形成的起止日期;
⑥共几卷按实际档案卷数填写,索引目录卷不列入总卷数内,第几卷填写该卷在整套档案中的排列序数;
⑦索引目录卷的编制:每套工程档案,均应编制索引目录,为零零卷,由编制说明、案卷目录及各卷卷内目录组成。编制说明的内容应包括工程概况,案卷总数、页数、图纸卷数、张数、照片张数等相关内容,并盖公章。
六、建设工程文件案卷装订
1、案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订,装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用;
2、装订时必须剔除金属物。
 
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